엑셀 PDF 로 변환해서 메일에 첨부 한방에 해결하는 3가지 방법정리

수식계산에 특화되어 있는 엑셀은 회사업무에서는 없어서는 안되는 필수적인 프로그램.

조금만 잘 사용하면 정말 편리하죠? 

 

특히 대부분의 회사에서 업무상 다른 곳으로 자료로 보내 줄 때에는 바로 엑셀파일을 첨부해서 보내주지는 않고 필요한 부분만 발췌하여 PDF 로 변환시켜 첨부해서 메일을 보내고 있습니다.

왜냐하면, 엑셀에는 보내기 위한 부분 외 중요한 자료들이 많이 들어가 있고, 또 엑셀 자체로 보내주게 되면 이 문서 자체도 회사의 자산인데 다른 곳에서 이용할 수 있으니 그런 건 다들 원하시지 않죠?

 

오늘은 엑셀 문서가 수정이나 위변조 되지 않도록 PDF 로 변환해서 메일로 보내시는 방법 자세히 그리고 소중한 팁들과 같이 아래에 포스팅해드리니 꼭 잘 보시고 잘 이용하셨으면 좋겠습니다. (3가지 방법 모두 보시고 자신에게 맞는 방법으로 필요에 따라 적용해서 쓰세요.)

 

 

이 방법은 별도의 프로그램이 없이 엑셀 자체 기능을 이용하여 필요한 내용만을 발췌해서 PDF 파일로 만드는 방법이고, 이 방법은 MS OFFICE에 있는 PPT, WORD 뿐 아니라 한글 프로그램에서도 이 방법을 사용하면 쉽게 PDF 를 만들 수 있으니 꼭 기억해두시면 편리합니다.

 

엑셀 문서 PDF 파일로 만들기

 

 

 

열심히 데이터를 만들고 엑셀 그래프까지 피벗테이블을 이용해서 만들었습니다. 이 자료를 제휴업체에 보내줘야 하는데, 이 자료를 필요한 부분만 발췌해서 PDF 파일로 변환시켜보겠습니다. 

 

가장 간단한 방법부터 먼저 말씀드리겠습니다. 

 

1. PDF로 저장하기

 

너무 간단하게 되기 때문에 "이렇게 해도 되는거야?" 라고 묻는 분들이 많습니다. 저장 방법 자체를 엑셀 문서가 아닌 PDF 형식으로 저장하는 방법입니다. 

 

 

다른 이름으로 저장을 눌러줍니다. 그러면 이렇게 창이 뜨면서 저장할 위치를 지정해주죠. 이름만 지정해서 저장을 하게 되면 엑셀의 기본형식인 뒷부분의 확장자가 ".xlsx" 로 되어있는 엑셀의 기본형식으로 저장됩니다. 

 

 

이 때 저장하는 파일형식의 드랍다운 메뉴(오른쪽 역삼각형)을 눌러주시면, pc에 따라서 많은 저장형식이 나옵니다. 그 중에서 아래에 보이는 pdf 형식을 눌러주면 엑셀 문서를 바로 pdf로 변환시켜서 저장할 수 있습니다. 

 

 

그럼 이렇게 pdf 파일로 잘 저장이 되네요. 간단하죠?

 

 

 

2. PDF 파일로 내보내기

 

비슷한 방법이지만 이 방법도 많은 분들이 이용하고 계신 메뉴중에 하나입니다. 

 

 

파일 탭에 들어가보면 여러가지 메뉴들이 나오는데, 그 중에서 "저장/보내기" 라는 메뉴를 잘 사용해보지 않은 분들이 많으실껍니다. 저도 이걸 알기전에는 그랬었는데, 이렇게 알게 된 이유부터는 이 방법도 가끔씩 사용하기도 합니다. 

 

 

해당 메뉴를 누르면 위와 같이 만들기 아이콘이 오른쪽에 생기는데, 이 아이콘을 눌러주시면 자동으로 PDF 저장하는 창이 뜨게 됩니다. 1번 방법으로 확장자를 바꾸는 방법은 깜빡 잘못하면 그냥 저장해버려서 두 번 작업하는 경우가 많은데, 이 방법은 이름만 바꿔서 원하는 위치에 저장만 하면 되기 때문에 저장이 잘못되는 경우는 없습니다. 

 

 

아이콘을 눌러서 뜨는 창을 보면 상단에 PDF 또는 XPS로 게시 라는 이름의 창이 뜹니다. 하단에 보시면 파일 형식 자체가 PDF 로 기본설정이 되어있어서 이름만 바꾸신 후에 저장해주시면 엑셀 파일을 PDF 파일로 무료로 쉽게 만드실 수 있습니다. 

 

1번, 2번 두 방법은 방법만 약간 다를 뿐 결과는 같은 PDF 문서를 만들어 줍니다. 이제 가장 많이 사용하는 방식인 3번째 방법을 아래에서 바로 말씀드리겠습니다. 

 

 

3. 엑셀 PDF 문서로 만들기위한 속성 변경

 

위 두 방법이 많이 쓰이기는 하지만, 이 작업은 현재 인쇄영역으로 설정되어 있는 전체를 인쇄할 때 주로 사용합니다. 특히 내용이 길게 만들어진 문서일 경우, 용지여백이나 가로세로 설정, 인쇄제목 반복, 페이지 표시등의 인쇄설정을 셋팅 완료된 상태에서 작업을 해야 PDF FILE이 정확히 만들어집니다. 

 

한 장 또는 두 장 정도의 페이지를 PDF 로 만든다면 이렇게 프린트 속성 변경으로 작업하는게 편리합니다. 

 

 

인쇄를 원하는 부분만 위와 같이 드래그 한 다음, 페이지 레이아웃 탭에 가서 인쇄영역이라고 보이는 아이콘을 클릭하고 인쇄영역 설정을 눌러줍니다.

 

 

그러면 현재 드래그 된 파란색 부분만 엑셀 문서에서 인쇄가 됩니다. 여러가지 자료들이 있지만 전달해주고 싶은 부분만 보내줄때 이렇게 사용하면 좋겠죠? 페이지도 한페이지에 딱 들어가게 만들 수 있어서 또한 좋습니다. 

 

 

인쇄에 들어가서 이제 PDF로 만들어야 하는데, 이런 용지에 너무 맞지 않게 나오네요. 

 

 

페이지 설정에 들어가서 페이지 배율이나 용지크기, 용지방향, 여백, 페이지 가운데 맞춤 등을 설정해 주니 이제는 보기좋게 내용이 중앙에 알맞게 들어갔어요. 이런 후에, 

 

 

프린터를 눌러줘서 PDF 가 적혀있는 프린터로 바꾸어 줍니다. 이 PC에는 MS PDF 프린터가 설치되어 있네요. 이걸 누르면 바로 설정이 완료됩니다. 

 

 

이렇게 노란색으로 프린터가 설정되었으면 인쇄버튼을 눌러주세요. 

 

 

이번에는 다른 이름으로 프린터 출력저장 이라는 이름으로 창이 뜨면서 아래 파일형식은 자동으로 PDF 문서 설정이 되어 있습니다. 이름만 지정해서 저장해 주시면, 

 

 

이렇게 깔끔하게 엑셀문서가 PDF 파일로 변환되는 것을 보실 수 있습니다. 

 

오늘의 정리 

 

엑셀 문서를 PDF 로 변환하는 방법은 3가지가 있는데, 다른이름으로 저장하면서 확장자 명을 바꾸는 방법과 두번째는 저장/ 보내기 에서 PDF로 보내기를 선택하면 엑셀 문서을 만들 수 있습니다. 

마지막으로는 인쇄영역을 바로 설정한 다음에 인쇄를 눌러서 프리터를 pdf 적용되는 프린터로 만들어서 pdf 문서를 만드는 방법이였습니다. 

모두 좋은 방법이기에 원하시는 방법을 선택해서 사용해주시면 되겠습니다. 

 

 

 

아래 엑셀 관련 포스팅들도 함께 보시면 작업에 도움이 되실꺼예요. 

 

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