엑셀 데이터 정렬 쉽게, 그리고 꼭 조심할 점 1가지

"엑셀 작업한 자료 날짜별로 작성한거 업체별로 다시 작성하세요." 라는 부장님의 목소리,

헐~ "물건이 날짜별로 들어오는데, 그럼 날짜별로 정리해서 문서를 만들어야지, 업체별로 작성하냐?" 라는 말이 목구멍에서 혀끗까지 나왔지만 할 수는 없겠죠? 하지만 우리에게는 엑셀 필터라는 기능이 있죠. 

"부장님. 필터 기능으로 정렬을 하면 오름차순, 내림차순으로 업체별로 정렬해서 볼 수 있습니다." 하고 자신있게 답변을 하고 만족하던 나, 하지만

 

"내가 원하는 거래처부터 볼 수 있도록 다시 작성해주세요."

이런 이건 엑셀 필터로 정렬할 수 있는 문제가 아니네요. 이제까지 필터로만 엑셀로 만들어진 표들을 정렬하면 전혀 문제가 없었는데, 저에게 이런 시련이 다가오네요. 

저같이 엑셀을 잘 사용하고 있다고 생각하는 분들도 80~90% 모르고 계시는 엑셀 정렬 방법 오늘 포스팅해드리도록 하겠습니다. 

 

1. 정렬 필터 같은거 아냐?

 

저도 그렇게 생각하고 필터만 사용하지 엑셀 정렬 기능을 사용하지는 않았습니다. 사실 사용할 필요성이 없어서 안 쓴거죠. 하지만 이렇게 엑셀로 작성한 대용량 표 자체를 바꾸라는 꼰대의 지시가 내려온다면 필터를 걸어서 정렬한 것을 복붙하면서 다시 자료를 만든다? 댓즈노노~

엑셀 정렬의 기능을 이용하면 바로 해결할 수 있습니다. 

 

엑셀 정렬 아이콘 위치

 

엑셀 필터 기능만 눈에 익혀서 필터만 보였는데, 이렇게 옆에 떡 하니 정렬이라는 아이콘이 있습니다. 

이 기능으로 엑셀로 작업한 테이터 자체의 순서를 바꾸는 정렬 기능을 사용해보도록 하겠습니다. 

엑셀 정렬 데이터 원본

이렇게 거래일자별로 잘 정리되어 있는 표를 거래처별로 수정하려면 간단하게는 필터로서 작업할 수 있습니다. 

이렇게 해서 필터를 걸게되면 역세모형태의 필터들이 나오죠? 그 중에서 작업해야하는 거래처의 아이콘을 눌러주고 오름차순으로 정리해주면,

엑셀 필터 오름차순 정렬

가나다 순서대로 업체 별로 표가 정리되었습니다. 이렇게 보면 될터인데, 

우리부장님은 본인이 원하는 순서대로 거래처를 보고싶다고 하네요. 필터로 움직이지 않고 표자체가 자신이 보고싶은 거래처 순서대로 되어있어야 한데요. 

본인은 "신선농장, 오뚜기, 해태제과, 롯데제과, 팔도, 농심" 이 순서대로 자료를 만들어 달라고 하십니다. 

'시간 많은 분이 직접 만드시지~~ 하루종일~~할 것도 없으면서...' 속으로 생각합니다. 

이런 엑셀 필터 기능으로 작업이 안될 때 사용할 수 있는 기능이 엑셀 정렬 기능입니다. 

 

2. 정렬로 엑셀 데이터 전체 수정하기

 

정렬기능을 사용하실 때, 가장 먼저 주의하셔야 할 점은 데이터 영역을 정확히 지정하셔야 합니다. 혹시 숨겨진 행이나 열같은 것이 없는지는 꼭 확인하시고 바꾸고자고 하는 데이터의 영역을 다 같이 한번에 드래그해서 정확히 지정해야 정렬으로 변화된 행들의 값들이 같은 덩어리로 묶어서 위치를 조정하게 됩니다.

드래그 하는 범위가 잘못지정된다면 완전히 자료가 엉망이 될 수 있으니 꼭 신경써서 주의해서 작업해 주셔야 합니다. 

엑셀 정렬 범위 지정

이렇게 정확히 범위를 지정해주고 이제는 정렬아이콘을 클릭합니다. 

이렇게 생긴 창이 새로 뜨게 됩니다. 처음 이 창을 보시는 분들 많으실 꺼라고 생각드네요. 

창의 내용은 크게 어려운 것은 없습니다. 제일 왼쪽의 정렬기준의 드롭박스를 선택해서 내용중에서 정렬을 할 부분을 선택해주고 정렬기준과 정렬방법을 선택해주는 순서입니다. 

이번에 작업하는 것은 업체별로 정렬하는 방법이기에 정렬기준에는 업체 이름 을 선택해주시고 정렬기준에는 값, 그리고 마지막 이게 오늘의 꿀팁인데, 정렬 방법을 사용자 지정 목록 을 선택해줍니다. 

엑셀 정렬 기준 설정

들어가시면 나오는 새목록이라는 곳에 하이라이트가 되어있는데, 그대로 둔 상태에서 목록 항목 이라는 창에 내가 편집하고 싶은 거래처 업체 순서대로 작성합니다. 

엑셀 정렬 목록 새 목록 항목 작성

이렇게 순서대로 작성하고 추가를 누르니 새로운 항목이 생겼습니다. 이것을 그대로 확인 눌러서 확정을 합니다. 

이렇게 작성을 마무리하고나면 엑셀 표 자체가 전체 바뀌어서 정렬 된 새로운 표가 만들어집니다. 

 

이렇게 작업한 내용을 간단한 동영상으로 보여드릴께요.

엑셀은 직접 작업하는 화면을 보는 것이 더욱 효과적입니다. (몰랐던 팁도 알 수 있어요.)

 

 

오늘 배운 엑셀 정렬 기술을 쓰시고 더 빠르게 편리하게 작업하세요. 

 

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