엑셀 드롭박스 기능을 이용한 편리한 작업~

오늘 어떤 분의 문의를 받았어요. 셀에 원하는 글자만 들어갈 수 있도록 하고싶데요. 

엑셀 파일을 받아서 취합하는데 띄어쓰기도 다르고 맞춤법도 조금씩 달라서

취합했을때 같은 내용으로 나오지 않아서 일일이 수정하고 있다고 합니다. 

엑셀의 기능 중에서 그 셀에 들어가는 내용은 내가 정해놓은 내용만 들어가게 만드는

드롭박스 기능이 있으니 걱정마세요. (이걸 이용한 간단한 엑셀 업무표도 작성해보겠습니다. )

아주 초 간단하게 설명드려서 바로 업무에 사용할 수 있도록 만들어드릴께요. 

그리고 마지막에는 작업한 파일도 같이 업로드 해드릴께요. 

잘 활용하셔서 업무에 도움이 될 수 있길 바랄께요. 

 

 

 

 

1. 드롭박스 기능란?

 

 

이 기능은 그 셀에 원하는 문자 이외에는 입력이 안되게 만드는 기능입니다. 

 

 

위 그림을 보면 그 셀을 선택했을때 오른쪽에 작은 역삼각형형태가 나타나고

그걸 클릭하면

아래 미리 설정해놓은 내가 필요한 내용의 메뉴들이 나타나는데,

여기에 나오는 내용만 이 셀에서 선택해 작성이 가능한 기능입니다. 

 

 

 

 

이 셀내용에 내가 설정한 값 외에 다른 값을 임의로 입력을 하게된다면,

위 그림과 같이 오류 메세지가 뜹니다. 내가 드롭박스로 정해놓은 글자 외에는 절대안돼!!!

하지만 미리 설명을 듣지 못하면 처음 보는 사람은 당황스럽습니다. 

그래서 엑셀문서에 드롭박스 설정을 하고나서는 꼭 미리 작업하는 분들께 공지를 하는게

맨탈관리에는 좋겠죠? 

 

 

2. 드롭박스 기능 만들기

 

 

우리는 드롭박스라구 부르는데, 실제 엑셀에는 데이터 유효성 검사 라고 합니다.

그래서 드롭박스를 만드려고 한다면 엑셀 윗부분 데이터 탭에서

데이터 유효성 검사라는 아이콘을 클릭하면 나오는

데이터 유효성 검사라는 기능을 이용해서 만들 수 있습니다. 

 

 

 

이렇게 들어가셔서

 

 

 

 

미리 내가 드롭박스에 나와야 하는 글자를 정리한 표가 있으면

원본이라는 부분을 클릭해서 이 셀에 드롭박스로 나오기를 원하는 항목을

드래그 쭉~~~

하면 원하는 항목만 그 셀에 들어갈 수 있는 드롭다운 기능이 만들어졌습니다. 

 

 

드롭박스 내용 직접 입력할 수는 없나요? 

 

 

물론, 당연히 아래와 같이

 

 

 

 

직접 내가 만들고 싶은 드롭박스를 타이핑해서 만들 수도 있습니다. 

그렇게 하면 아래와 같이 원하는 글자만 선택할 수 있는 드롭박스가 만들어졌죠? 

 

 

 

 

 

3. 드롭박스와 그 제품가격 표를 이용한 각 상품에 적용되는 가격

 

 

드롭박스로 원하는 제품의 이름을 정확히 넣었으니 그에 맞는 가격은 정확하게 가져올 수 있습니다. 

이건 vlookup 기능을 이용합니다. 

 

 

 

 

이렇게 엑셀에 다른 탭에 각 상품의 title 별로 가격이 나와있어요. 

이 가격들을 상품으로 불러와서 각각의 가격들을 전부 더한

전체가격으로 만들어 볼게요. 

 

 

 

 

상품 이름 당, 들어가는 재료들이 몇가지 있는데

이걸 전부 더한 가격을 제일 오른 쪽 전체가격에 나타낸 위 표형식으로 만들겁니다. 

 

여기서 하나의 꼼수가 있는데, 

가격을 불러와서 더하기 까지하면 수식이 너무 복잡해지니

 

 

 

4. 먼저 각 재료의 가격을 불러오기부터 합니다. 

 

 

 

 

 

각 재료별 가격을 먼저 불러온 수식 부분은 사실 숨김으로 처리했습니다. 

이게 약간 꼼수이긴한데, 아주 쓰기 좋아요. ^^

위 그림처럼 각 재료에 매칭되는 가격을 IF 명령문과 VLOOKUP 명령문으로 불러왔어요. 

저 명령의 해석은

 

만약에 B열의 2행에 있는 값이 공란이면("") 0을 여기에 나타내고

그렇지 않으면 VLOOKUP을 사용해서 내가 지정하는 표에서 B열 2행의 값과 같은 행의

가격을 가지고 와 주세요.  라는 뜻입니다. 

 

그렇게 하면 공란이 생기더라도 전체 가격의 합을 만드는데 문제가 없게 됩니다. 

 

 

 

 

이렇게 만들어진 표에다가

K열에서 부터 S 열을 드래그해서 우클릭하여 숨김기능을 사용해주시면

 

 

 

 

이런 간단하지만 유용한 기능이 있는 표를 만들 수 있습니다. 

첨부파일로 넣어놓을께요. 필요하신 분들은 쓰시면 됩니다. 

 

아래 많은 분들이 같이 보고있는 유용한 포스팅도 같이 보면 도움이 되실꺼예요. 

 

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